Groupe Paris ABF

Le blog du groupe Paris de l'Association des Bibliothécaires de France

#ateliersnum Atelier gestion de projet numérique #3

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Troisième retour sur la journée d’étude du 13 novembre, avec un sujet plus orienté management. L’enjeu de cet atelier, animé par Anne-Gaëlle Gaudion, était de voir comment intégrer le numérique à nos activités professionnelles, et surtout comment faire en sorte que nos équipes s’en emparent. Pour faciliter la restitution, Anne-Gaëlle a réalisé en live une carte heuristique résumant nos discussions, que vous pouvez retrouver ici : Gestion d’un projet numérique (pdf)

gestion projet numérique

Définir un projet :

Le premier écueil à éviter est de faire du matériel (tablettes, liseuses etc. qui bien souvent débarquent via une dotation exceptionnelle dans nos bibliothèques) une fin en soi, alors qu’il s’agit plutôt d’une ressource, au service d’un projet. La bonne méthodologie consiste donc à réfléchir en termes d’objectifs avant tout, pour inclure cette nouvelle offre numérique dans le projet d’établissement. Ainsi, les services numériques à mettre en place sont examinés à l’aune des mêmes critères que les autres services proposés en bibliothèque, et la continuité entre les collections papier et numériques sera mieux envisagée. L’autre enjeu d’adopter une organisation type gestion de projet est de s’appuyer sur l’intelligence collective d’une équipe.

Répondre à des objectifs :

Les objectifs ciblés pour mettre en place un projet numérique sont à rapprocher des missions des bibliothèques en général : accompagner les publics vers les contenus numériques, qu’ils soient éloignés de ces outils au départ ou qu’ils en soient plus familiers (mais pas experts pour autant). Cela revient aussi à changer l’image de la bibliothèque, à la dépoussiérer un peu, et surtout à la positionner comme un acteur légitime du numérique, pour nos usagers mais aussi nos tutelles et partenaires. C’est enfin l’occasion d’expérimenter, d’innover, de se préparer, en tant que professionnel, aux changements de notre métier induits par le numérique.

Mettre l’équipe en ordre de bataille, sans oublier personne :

Une fois les objectifs clarifiés, un projet défini, cela implique la mise en place d’une organisation au service de ce projet. On aborde ainsi la dimension managériale de la gestion de projet. En terme de répartition des tâches, l’idéal est de mobiliser tous les agents d’une équipe, et pas de confier le numérique à un seul médiateur numérique (qui a le droit de partir en vacances sans que tous les services numériques s’arrêtent !). On peut alors adopter une organisation collégiale, avec différentes étapes de validation :

– Un chargé de projet va suivre l’ensemble des groupes et du processus de réflexion et des groupes qui vont intervenir. Il est à différencier du médiateur numérique, qui lui serait le technicien du groupe, le bidouilleur.

– Un comité stratégique, émanant souvent l équipe de direction (mais pas seulement), lance un groupe de travail pour faire émerger un projet numérique, à qui il passe une commande à la fois floue et précise (en terme d’ampleur du résultat attentdu par exemple).

– Un groupe de travail, composé de représentants de tous les services de la médiathèque si possible, va ensuite imaginer, proposer, fantasmer toutes sortes de services et offres à mettre en place : son but est de rêver… mais il est préférable qu’un cadre soit donné au préalable par le comité stratégique pour délimiter un peu cette foire à l’imagination, et éviter trop de frustration lors de la validation.

– Un comité technique met ensuite les propositions du groupe de travail en regard avec la réalité et la faisabilité technique, les moyens (matériel, budget, expertise…) mobilisables, les contraintes (de budget, de personnel, d’espace, de temps…). Nos « services supports (service logistique et service informatique notamment) sont à comptabiliser, au choix selon les cas, du côté des ressources ou des contraintes.

Après l’expertise du comité technique, le comité stratégique a toutes les cartes en main pour valider et mettre en application la ou les idée(s) proposée(s).

Bien entendu, cette organisation type n’est pas exclusivement réservée au numérique, c’est un schéma d’organisation qui facilite toute prise de décision collégiale, au service d’un projet. La transversalité et l’accompagnement des agents sont les maîtres mots !

Trucs et astuces :

Inutile de réinventer sans cesse des leviers pour nous faciliter la vie : on peut s’inspirer des projets déjà réalisés ailleurs et utiliser un certain nombre d’outils, tels que créer des fiches de poste comportant un item numérique pour tous (et des profils plus spécifiques sur le numérique). D’une façon générale, de nombreuses applications ou petits logiciels permettent de mieux gérer le temps et le travail en équipe, comme les agendas partagés en ligne. Différents outils de planification (Ganttproject) et de gestion de projet (Plum, Wiggio, Azendoo, Trello par exemple) peuvent aussi être des outils précieux.

Les formations sont également d’excellents leviers pour mettre en place un projet numérique. Il s’agit de bien discerner celles qui peuvent être mises en place en interne, qui relèvent davantage de l’accompagnement quotidien des collègues, quasi individualisé, et celles qui nécessitent une prise en charge en externe. Sans contrainte de rapport hiérarchique, le discours extérieur d’un intervenant « expert » sera plus légitime et mieux assimilé par l’équipe. Dans les deux cas, il faut intégrer (et le faire percevoir aux tutelles et aux équipes) que le numérique étant en constante évolution, le besoin de formation et de réadaptation est également permanent, pour tous.

La conclusion de l’atelier a permis de mettre le doigt sur un paradoxe, qui souvent divise les bibliothécaires, à savoir :

– faut-il se jeter à l’eau, sans trop de moyens, en bidouillant avec nos multiples contraintes, et auquel cas on prouve que le système D peut fonctionner… mais on risque de ne pas se voir attribuer de moyens supplémentaires ;

– ou bien, une fois un projet bâti, réfléchi et argumenté, faut-il se battre pour obtenir des moyens (humains, matériels, budgétaires) pour le mener à bien sans s’épuiser ?

La réponse se situe sans doute dans un compromis des deux positions. Amorcer un nouveau service, porté par l’engagement et l’enthousiasme des bibliothécaires, sans trop de moyens, prouve la faisabilité du projet et l’existence d’une demande du public… et ce faisant, permet d’obtenir des moyens complémentaires, sans quoi l’action tournerait court à la première mutation des agents portant le projet.

Au final, intégrer le numérique est un enjeu pour les bibliothèques, qui se doivent d’y sensibiliser le public. C’est aussi parfois une commande politique des tutelles. Mais bien avant une mise en place à destination de nos usagers, c’est véritablement en interne qu’il faut au préalable travailler, pour rassurer, former, intéresser nos collègues, et faire des services et collections numériques un enjeu collectif quotidien.

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Auteur : Groupe Paris Abf

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